Szanowni Państwo

29 września 2005 roku, podczas XXV Sympozjum Sekcji Urologów Wojskowych PTU, odbyło się zebranie Zarządu Głównego PTU. W trakcie zebrania podjęto ważne decyzje związane z przyszłorocznym kongresem naukowym, który odbędzie się w dniach 22-24 czerwca 2006 roku w Poznaniu.

Opłaty kongresowe

Tabela 1	Stawki opłat związanych z kongresem w Poznaniu

Uwaga!

1. Prawo do obniżonej stawki opłaty kongresowej będzie przysługiwać wyłącznie tym członkom PTU (w tym członkom SAU), którzy w terminie, tj. do 31 marca 2006 roku, opłacą składkę roczną PTU.
2. Za osobę towarzyszącą nie może być uznany członek PTU lub członek SAU.

Ważne daty

• ostateczny termin zgłaszania pracy: 31 stycznia 2006 roku
• termin wniesienia opłaty zjazdowej uprawniający do zniżki (pod warunkiem opłacenia składki rocznej PTU w terminie): 31 marca 2006 roku
• termin zawiadomienia o przyjęciu lub odrzuceniu pracy: 31 marca 2006 rok

Proces rejestracji

Zarząd Główny PTU podjął również decyzję o wdrożeniu elektronicznego systemu zgłaszania uczestnictwa oraz zgłaszania prac i dokonywania rezerwacji hotelowej (tzw. system on-line). Oto najważniejsze jego założenia.

• System zgłaszania uczestnictwa w kongresie będzie dostępny ze strony PTU (w nieodległym czasie zostanie utworzona specjalna sekcja/podstrona).
• Równolegle, obok systemu rejestracji on-line, będzie działał system elektronicznego zgłaszania prac na kongres, przy czym zgłoszenie pracy będzie możliwe dopiero po wcześniejszym dokonaniu rejestracji przez pierwszego autora danej pracy.

Zasada działania

• System zapewni otwarty dostęp do serwisu osobom zgłaszającym się indywidualnie. W przypadku zgłoszeń grupowych dostęp do systemu będzie możliwy za pośrednictwem hasła, przydzielonego zawczasu przez Biuro Kongresowe PTU.
• Rejestracja nie zostanie dokonana, jeśli nie zostaną podane wszystkie wymagane dane. Osoby, które podadzą adres e-mail, otrzymają potwierdzenie zgłoszenia.
• Każdy zainteresowany będzie miał możliwość sprawdzenia, czy znajduje się na liście osób zgłoszonych, a ponadto otrzyma informację dotyczącą statusu swojego zgłoszenia:
  - zgłoszony / brak wpłaty,
  - zarejestrowany /dokonano wpłaty,
  - zmiana należnej kwoty - w związku z przekroczeniem terminów zawartych w regulaminie opłat.

Przebieg procesu zgłoszenia

• Zgłaszający będzie proszony o podanie danych zgodnie z dotychczas obowiązującymi wzorami formularzy: zgłoszenia udziału, zakwaterowania oraz zgłoszenia pracy.
• System dokona automatycznego podliczenia kosztów związanych z udziałem w kongresie, poda ostateczny termin wpłaty oraz numer konta PTU. Uczestnik będzie miał możliwość wydrukowania wypełnionego druku przelewu na kwotę wynikającą ze zgłoszenia.
• System będzie przewidywał opcję "wystawienie faktury".

Komunikacja z uczestnikami zgłoszonymi na kongres

• Automatycznie aktualizowana lista zgłoszonych będzie dostępna na stronach systemu rejestracji on-line.
• Przypomnienia o upływie terminu, informacje o zmianach kwot w związku z nieterminowym dokonaniem płatności.
• Użytkownicy, którzy podadzą adres e-mail, otrzymają następujące komunikaty:
  - potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wraz z określeniem statusu zgłoszenia;
  - potwierdzenie przyjęcia pracy;
  - przypomnienia o upływie terminu, informacje o zmianach kwot w związku z nieterminowym dokonaniem płatności;
  - potwierdzenie wpłynięcia na konto opłaty związanej z udziałem w kongresie.